Microsoft Access offers the functionality of a database and the programming capabilities to create easy to navigate screens forms. It helps you analyze large amounts of information, and manage data efficiently. Now in this Microsoft Access tutorial, we will learn about some important terms and basic objects in MS Access:. It is a file which stores the entire database. The database file is saved to your hard drive or other storage devices. Datatypes are the properties of each field.

Every field has one datatype like text, number, date, etc. Macros are mini computer programming constructs. They allow you to set up commands and processes in your forms, like, searching, moving to another record, or running a formula. Microsoft Access and Excel are very similar yet very different. Here, are some important difference points between both of them-. Note: We assume you have the latest Microsoft Access installed which comes bundled with Microsoft Office package.

You will find the list of installed programs. Before we create a Database, lets quickly understand the holistic picture of what Database is, with particular reference to MS Access. Result : The below window will appear. All the Database templates are displayed below.

Step 2 We can select any template by clicking on it. Click on Contact Template for further reverence. Step 6 Optionally, you can click on any of the objects from left navigation pane and open that object for further references and work. For, E. The first step in this Microsoft Access tutorial to store data in the database is creating a Table where data will reside. Post creation of the table, we can keep inserting the rows in the table. Step 1 First Click Create tab. Then from Tables group, click Table.

Step 2 Table Dialog box appears. And Click on the View you need to display. Steps 2 Select the Datasheet view option in the ribbon and add some data by entering the values in It.

Updated Data will be Autosaved. Step 3 Select the row by clicking on the leftmost column and Right Click on the row. Step 4 Popup Window will appear to confirm the deletion of the record. Displays the view, which allows you to enter fields, data types, and descriptions into your database table.

To understand form lets first create two new Record in Contact Table from the prebuilt Contact Database discussed here. This option allows the user to create the form with the wizard and select the column from the available list of column form in legacy Select window format. Step 5 Layout selection box will appear which allows the user to select the different type of form layout. It is another type wherein All the records already created will be displayed in Form with an option to Add new record.

It is a mix of simple form and split form in a way that this form provides the view of Form and datasheet in a split window. Whatever the user enters in Form is visible directly in Datasheet view immediately and vice versa. Step 3 Manually fill the data from Form. Note that in split form all data will be automatically reflected in below data sheet as well. Skip to content.

What is Microsoft Access? What You Will Learn. Report a Bug. Previous Prev. Next Continue. Home Testing Expand child menu Expand. SAP Expand child menu Expand. Web Expand child menu Expand. Must Learn Expand child menu Expand. Big Data Expand child menu Expand. Live Project Expand child menu Expand. AI Expand child menu Expand. Toggle Menu Close. Search for: Search. Assign a unique number or assigned by Microsoft Access when any new record is created.

Usually used as the primary key.

 
 

 

– Microsoft access 2013 tutorial pdf francais free

 
The various sections presented in this document will help you to build a solid knowledge foundation creating Forms in Microsoft Office Access Course material to download for free on Microsoft Access Forms category Database. Know the purpose of the primary key. Microsoft Access Forms. You do not have to register for expensive classes and travel from one part of town to another to take classes. But also many other tutorials are accessible just as easily!

 
 

Microsoft access 2013 tutorial pdf francais free.Access 2013

 
 

Microsoft Access and Excel are very similar yet very different. Here, are some important difference points between both of them-. Note: We assume you have the latest Microsoft Access installed which comes bundled with Microsoft Office package. You will find the list of installed programs. Before we create a Database, lets quickly understand the holistic picture of what Database is, with particular reference to MS Access. Result : The below window will appear. All the Database templates are displayed below.

Step 2 We can select any template by clicking on it. Click on Contact Template for further reverence. Step 6 Optionally, you can click on any of the objects from left navigation pane and open that object for further references and work. For, E. The first step in this Microsoft Access tutorial to store data in the database is creating a Table where data will reside. Post creation of the table, we can keep inserting the rows in the table.

Step 1 First Click Create tab. Then from Tables group, click Table. Step 2 Table Dialog box appears. And Click on the View you need to display. Steps 2 Select the Datasheet view option in the ribbon and add some data by entering the values in It.

Updated Data will be Autosaved. Step 3 Select the row by clicking on the leftmost column and Right Click on the row. Step 4 Popup Window will appear to confirm the deletion of the record. Displays the view, which allows you to enter fields, data types, and descriptions into your database table. To understand form lets first create two new Record in Contact Table from the prebuilt Contact Database discussed here.

This option allows the user to create the form with the wizard and select the column from the available list of column form in legacy Select window format. Step 5 Layout selection box will appear which allows the user to select the different type of form layout.

It is another type wherein All the records already created will be displayed in Form with an option to Add new record. It is a mix of simple form and split form in a way that this form provides the view of Form and datasheet in a split window. Whatever the user enters in Form is visible directly in Datasheet view immediately and vice versa.

Ketika menu file diklik maka akan muncul seperti dibawah ini. Seperti dibawah ini. Kemudian ada sidebar yang berisi objek-objek yang sedang aktif dalam halaman file seperti tabel, form, query dll.

Dan yang terakhir ada field yang merupakan tempat mengedit data dalam ms access Untuk membuat file baru pada Microsoft Office Access yaitu : – Buka Microsoft Access maka akan muncul tampilan awal – Pilih Blank Dekstop Database dan akan muncul tampilan dibawah ini – Beri nama file pada file name lalu klik create. Atau bisa dengan Pilih Menu File — New dan untuk langkah berikutnya sama dengan langkah-langkah diatas.

Untuk menyimpan file pada Microsoft Access dapat dilakukan dengan : a. Untuk membuka file baru pada Microsoft Access yaitu : a. Tabel merupakan kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan merupakan komponen utama pada database.

Table disusun dalam bentuk baris record dan kolom field. Maka langkah awal pembuatannya adalah menentukan dahulu tabel-tabel yang dibutuhkan. Jika membuka halaman baru pada Microsoft Access maka secara otomatis muncul tab Table1.

Untuk merubah Table1 menjadi tabel karyawan, langkah selanjutnya klik pada menu home dan pilih View kemudian Design View. Biasanya berupa mata uang dll Autoumber bilangan yang secara otomatis dihasilkan oleh Access saat kita tambahkan record baru. Hyperlink type data yang digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL. Attachment data type yang digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja bebas, bisa file gambar, file suara, dll.

Calculated fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi matematika antara field yang satu dengan field yang lainnya. Misalnya, kita bisa menjumlahkan field A dengan field B, dll. Lookup fasilitas combo box list yang dibuat secara wizard sehingga kita dapat memilih Wizards lookup suatu data dari daftar pada table lainnya.

Untuk field Jenis Kelamin dan Pendidikan agar pada waktu mengisi data akan muncul pilihan secara otomatis, maka digunakan perintah Lookup Wizard. Kemudian klik next, tuliskan pilihan pada Col1 seperti pada tampilan berikut ini : – Klik Next kemudian Finish 4. Membuat tabel baru tabel barang dan transaksi langkahnya klik pada menu Create — Table, kemudian lakukan langkah yang sama dengan langkah 1 sampai 3.

Datasheet akan menampilkan data secara keseluruhan dalam bentuk tabular yaitu susunan baris dan kolom. Setelah itu, kita dapat memasukkan data langsung pada lokasinya masing-masing. Fungsi dari Primery Key adalah untuk menghindari adanya nilai yang sama kembar dalam suatu field. Langkah-langkah membuat primary key : 1. Primary key dibuat pada Design View suatu tabel 2. Untuk memberikan primary key pada field yang didinginkan, caranya sorot field yang diinginkan kemudian klik tombol Primary key bergambar kunci pada menu Design.

Atau dapat juga dilakukan dengan cara klik kanan pada field yang akan dijadikan Primary key, kemudian pilih Primary key. Langkah-langkah untuk membuat Relationship adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Relationship pada menu Database Tools. Kemudian akan muncul kotak dialog Show Table, tampilkan tabel yang akan direlasikan dengan cara sorot nama tabel lalu klik add. Untuk membuat relasinya, klik Edit Relationship , maka akan muncul kotak dialog Edit Relationship kemudian klik tombol Create New.

QUERY Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam table, sehingga hanya data tertentu yang akan ditampilkan dalam tabel. Langkah-langkah membuat Query secara manual adalah sebagai beruikut : 1.

Add table satu persatu kemudian tekan tombol Close Sehingga muncul seperti gambar di bawah ini : 3. Setelah itu munculkan Field-field dari tabel yang diinginkan.

Tentukan terlebih dahulu tabelnya kemudian Fieldnya dan jangan sampai terbalik. Langkahnya adalah sebagai berikut : 1.

Kemudian klik pada field Total bayar, pilih zoom. Kemudian akan muncul kotak dialog Zoom. Tuliskan formula yang diinginkan seperti pada contoh berikut ini : 3. Klik OK kemudian cobalah hasilnya. FORM Untuk menghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh Microsoft Access adalah Form. Form merupakan window untuk menampilkan record dalam bentuk lain, didalamnya kita bisa menambahkan unsur lain seperti tombol, gambar dan lainnya.

Ada dua cara dalam pembuatan form diantaranya 1 Form Design, membuat form secara manual dan sesuai dengan keinginan user, 2 Form Wizard, membuat form secara otomatis. Berikut akan disajikan langkah – langkah membuat form menggunakan Form Design. Pilih menu Create kemudian Form Design. Pilih Add Existing Fields di menu Design. Maka akan tampil field list di sebelah kanan. Gunakan button untuk menampilkan beberapa field di tiap tabel.

Fields yang ditampilkan harus sesuai dengan Query yang telah dibuat. Untuk menambah field pada Form, double click pada fields yang diinginkan. Ulangi langkah ini sampai fields terakhir.. Untuk kembali ke pengaturan form design, pilih Design View.

Karena field ini berasal dari tabel. Pilih property sheet pada menu Design. Klik pada area form yang kosong, kemudian di bagian Selection type, pilih Form. Lihat hasilnya di View. Agar transaksi pada form dapat beroperasi dengan baik, maka perlu untuk menambahkan beberapa tombol seperti add, save, delete, previous, next. Untuk membuat tombol add, pilih pada menu Design dan buat tombol di area form yang kosong.

Secara otomatis akan muncul kotak dialog Command Button Wizard. Akan ada dua pilihan untuk menggambarkan tombol yang dibuat yaitu berupa Text atau Picture. Dalam kasus ini, pilih picture, kemudian next dan finish. Ulangi langkah ini sampai tombol terakhir previous. Aplikasikan tombol-tombol yang sudah dibuat dengan menambah data baru dan yang lainnya. Simpan form ini dengan nama Form Transaksi. Form ini merupakan model form yang sangat sederhana. Ada banyak model form yang cukup menarik yang bisa Anda buat.

REPORT Report merupakan laporan tertulis dari hasil transaksi, baik tetulis secara report pada layer monitor maupun hard report pada kertas. Report juga berarti beberapa informasi yang diorganisir sedemikian rupa untuk memenuhi berbagai kebutuhan seperti label surat-menyurat, summary penjualan, dll. Langkah-langkah membuat Report : 1. Pilih menu Create lalu Report design.

Pilih beberapa field yang akan dijadikan laporan. Caranya sama dengan menambah field pada Form. Kemudian di bagian selection type pilih report. Tampilan pada report agak sedikit berbeda dengan form. Pada report, hasil yang ditampilkan akan sangat banyak sesuai dengan banyaknya transaksi. Ada banyak model report yang simple dan menarik yang bisa anda buat. Seperti contoh di bawah ini.

Misalnya dengan menekan tombol klik, macro akan menjalankan perintah membuka form, menampilkan data tertentu dan lain sebagainya. Makro adalah suatu otomatisasi sekumpulan pekerjaan-pekerjaan tertentu yang sering dilakukan pada Access dengan adanya makro dapat menjalankan sekelompok tugas sekaligus hanya dengan satu klik pada tombol form yang sudah dirancang. Membuat makro disini penekannya lebih pada penyusunan makro aksi yang telah disediakan Access bukan membuat makro sendiri dengan pemrograman VB.

Berikut langkah-langkah dari contoh pembuatan Macro Access , 1. Setelah Selesai menulis action dan command yang diinginkan, close Macro, dan jangan lupa untuk menyimpannya. Setelah tersimpan, macro juga akan muncul di sebelah kanan sidebar dalam database anda. Untuk Penggunaannya, macro dipadukan dengan button yang ada di form.

ApplyFilter Mengaplikasikan suatu penyaringan data. Beep Menimbulkan suara bip dari komputer. CancelEvent Membatalkan event yang menyebabkan Access menjalankan suatu aksi. GoToControl Memindahkan fokus ke kontrol tertentu. GoToPage Memindahkan fokus ke kontrol pertama di suatu halaman.

If Mengkodisikan suatu perintah Maximize Window Memaksimalkan ukuran suatu jendela. Minimize Window Meminimalkan ukuran suatu jendela. MoveSize Mengubah ukuran suatu jendela. MsgBox Menampilkan suatu kotak dialog berisi pesan tertentu. OpenDiagram Membuka suatu diagram. OpenForm Membuka suatu form pada mode form view, form design view, print preview, atau datasheet view. UDF merupakan query parameter yang memberikan hasil seperti prosedur tersimpan stored procedure.

OpenModule Membuka suatu modul Visual Basic. OpenQuery Membuka select query atau crosstab query. Macro aksi ini menjalankan action query. OpenReport Membuka suatu report pada mode design view, print preview, atau langsung mencetaknya. OpenStoredProcedure Membuka suatu prosedur tersimpan yang ada pada Access project. OpenTable Membuka suatu table pada mode datasheet view, design view, atau print preview. OpenView Membuka suatu view yang ada pada Access project. PrintOut Mencetak suatu obyek database.

Quit Keluar dari Access Rename Mengganti nama suatu obyek. RepaintObject Memperbarui suatu tampilan obyek pada layer monitor computer. Restore Mengembalikan ukuran jendela yang dimaksimalkan atau diminimalkan ke ukuran semula.